Missing Attachments
Everyone has done it — forgetting attachments. How do you resolve this politely? We will look at different scenarios where you are either the supposed recipient or (embarrassingly) the sender. It is also a good example on apologies. Note that by 'Supervisor' below, I mean superiors you don't interact often with. See this post for more information.
The sender forgot to attach something for you
Asking a close colleague
Liebe Anna,
danke für deine Mail. Leider sehe ich den Anhang nicht, den du mitschicken wolltest. Kannst du ihn mir mailen? Vielen Dank!
Herzliche Grüße
Franziska
Asking a supervisor or client
Sehr geehrte Frau Groß,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Sie verweisen in Ihrer Mail auf einen Anhang, den ich leider nicht sehe. Können Sie mir diesen bitte noch zukommen lassen? Vielen herzlichen Dank im Voraus.
Mit freundlichen Grüßen
Franziska Lenz
You forgot to attach something but discover it yourself right away
To a close colleague
Hi Anna,
ich hab gerade vergessen, den Anhang mitzusenden, hier ist er. Jetzt hast du hoffentlich alle Unterlagen! :)
Liebe Grüße
Franziska
To a supervisor or client
Sehr geehrte Frau Groß,
bitte entschuldigen Sie vielmals mein Versehen, in meiner vorigen Mail fehlte das Dokument. Sie finden es nun im Anhang. Falls Sie noch weitere Informationen benötigen, geben Sie mir gerne Bescheid.
Mit freundlichen Grüßen
Franziska Lenz
The recipient asked for the missing attachtment
To a close colleague
Hallo Anna,
oh, das tut mir leid, bitte entschuldige das Versehen. Vielen Dank für deinen Hinweis, hier ist der Anhang.
Herzliche Grüße und bis bald,
Franziska
To a supervisor or client
Sehr geehrte Frau Groß,
vielen Dank für Ihre Mail und den Hinweis. Anbei die benötigten Dokumente. Bitte entschuldigen Sie vielmals das Versehen. Falls Sie noch weitere Informationen benötigen, geben Sie mir gerne Bescheid.
Mit freundlichen Grüßen
Franziska Lenz