Extending deadline 2 – Negotiating for a deadline extension midway
You have already agreed last week to prepare a status report for your manager by this Friday. Now it is already Wednesday and the deadline is near. But you were also asked early this week by another team to prepare a budget, also by this Friday, and the budget preparation has been consuming a lot of time.
You want to ask your manager whether you could extend the deadline for your status report until next Tuesday, so that you can finish the budget first. In other words, you want to gauge how urgent this status report is and whether it is essential to be done by Friday – forcing you to delay the budget till next week.
A formal relationship with your manager
Sehr geehrte Frau Groß,
momentan bereite ich wie besprochen den Bericht für kommenden Freitag für Sie vor. Anfang dieser Woche wurde ich allerdings von der Buchhaltung darum gebeten, die Budgetübersicht für das kommende Quartal ebenfalls bis zum Freitag fertigzustellen. Wie Sie wissen, ist diese Übersicht stets sehr detailliert und hat daher einen Großteil meiner Arbeitszeit in Anspruch genommen. Damit ich sie pünktlich zum Ende dieser Woche vorlegen kann, wäre es nötig, dass ich mich voll darauf konzentrieren kann. Daher wollte ich nachfragen, ob es dringende Gründe gibt, den Bericht am Freitag zu besprechen. Wäre es in diesem Fall möglich, dass ich Ihnen ausnahmsweise den Bericht am Dienstag zukommen lasse? Bitte lassen Sie mich Ihre Entscheidung demnächst wissen, damit ich die Übersicht oder den Report rechtzeitig beenden kann.
Mit freundlichen Grüßen
Franziska Lenz
A less formal relationship with your manager
Lieber Herr Mittelmeier,
Sie erinnern sich, dass wir vereinbart hatten, dass ich den Jahresbericht bis zum Freitag fertistelle. Am Montag hat mich die andere Abteilung darum gebeten, ebenfalls bis zum Freitag die Budgetübersicht vorzulegen. Diese hat einen Großteil meiner Zeit in Anspruch genommen. Um sie am Freitag abzugeben, müsste ich jedoch den Jahresbericht etwas später an Sie übergeben. Benötigen Sie diesen dringend oder wäre es in Ordnung, wenn ich Ihnen den Bericht am Dienstag gebe? Bitte geben Sie mir so bald wie möglich Bescheid, falls es wichtige Gründe gibt, die dagegen sprechen.
Viele Grüße
Franziska Lenz
With close colleagues
Liebe Anna,
die Buchhaltung hat mich Anfang der Woche darum gebeten, die Budgetübersicht bis zum Freitag fertigzustellen. Dafür habe ich viel Zeit gebraucht. Benötigst du den Jahresbericht am Freitag? Gibt es irgendwelche dringenden Gründe ihn Ende der Woche zu haben oder kann ich ihn dir auch am Dienstag zuschicken? Bitte gib mir Bescheid, damit ich weiß, welches Projekt ich bis zum Freitag fertigstelle.
Herzliche Grüße
Franziska