Extending deadline 1 – Asking for a more reasonable deadline initially
Your boss asked you to prepare a very detailed presentation yesterday. You want to take on the task, but he set a deadline of only two days, which is far too tight for the research and details required. Now you want to ask your boss via e-mail to extend the deadline by another two days. You want to come across as competent while not sounding like you are criticizing him for his tight deadline.
Here's a suggestion:
Sehr geehrte Frau Groß,
Sie haben mich gestern darum gebeten, eine Präsentation zu erstellen. Gerne kann ich diese Aufgabe für Sie erledigen!
Es gibt noch ein Problem, das ich gerne mit Ihnen besprechen würde: Im vorgegebenen Zeitrahmen von zwei Tagen wird es sehr herausfordernd für mich, diese Präsentation fertigzustellen. Ich möchte Ihnen ein qualitativ hochwertiges Ergebnis zur Verfügung stellen, das unser Unternehmen gut repräsentiert. Dafür würde es mir sehr helfen, wenn ich etwas mehr Zeit für die Aufgabe bekommen könnte. Wäre es möglich, die Frist für die Präsentation um zwei Tage zu verlängern? Das würde mich sehr freuen.
Ich wünsche Ihnen noch einen schönen Tag!
Mit freundlichen Grüßen
Franziska Lenz
Let’s take a closer look:
In general, it is best to formulate emails to supervisors as succinctly as possible. They often have lots to do and limited time.
Sehr geehrte Frau Groß,
Sie haben mich gestern darum gebeten, eine Präsentation zu erstellen. Gerne kann ich diese Aufgabe für Sie erledigen!
The mail starts – as usual – with a personal address. With the phrase "Sie haben mich gestern darum gebeten, eine Präsentation zu erstellen" you remind your supervisor what task he or she has given you. "Gerne kann ich diese Aufgabe für Sie erledigen!" shows you are motivated to complete the task.
Es gibt noch ein Problem, das ich gerne mit Ihnen besprechen würde: Im vorgegebenen Zeitrahmen von drei Tagen wird es sehr herausfordernd für mich, diese Präsentation fertigzustellen.
Here you directly bring up the problem of the tight deadline. Then you explain that it is challenging for you to create the presentation in this time frame. Rather than saying "Your deadline is too tight", relate your statement to yourself and the situation, and say it is challenging "for me".
Ich möchte Ihnen ein qualitativ hochwertiges Ergebnis zur Verfügung stellen, das unser Unternehmen gut repräsentiert. Dafür würde es mir sehr helfen, wenn ich etwas mehr Zeit für die Aufgabe bekommen könnte.
You express to your supervisor your wish to deliver high-quality result that represents the company wellThis shows that you are someone striving for excellence. It also convey the reason for the request.
Wäre es möglich, die Frist für die Präsentation um zwei Tage zu verlängern? Das würde mich sehr freuen.
Ich wünsche Ihnen noch einen schönen Tag!
Mit freundlichen Grüßen
Franziska Lenz
Here you explicitly ask if it would be possible to extend the deadline, and gave an explicit time frame (two days) for the extension. This is important to enable your boss to evaluate whether the request is reasonable given other considerations in the project. Then you wish them a good day and say goodbye politely.
Let's summarize: You have managed to explain how important it is for the company to extend the deadline. You showed your boss your desire to do the job well. Moreover, you avoided criticizing him for his initial tight deadline, but relate the requests to the overall situation. This gives you a good chance of getting your deadline extended without your boss judging you as incompetent.
Template
With the following template you can easily reproduce the mail and adapt it to your personal requirements.
Sehr geehrter Herr [his name] (or, if your supervisor is female, “Sehr geehrte Frau [her name]),
Sie haben mich vor Kurzem gebeten, [the task, he or she gave you]. Gerne kann ich diese Aufgabe für Sie erledigen!
Es gibt noch ein Problem, das ich gerne mit Ihnen besprechen würde: Im vorgegebenen Zeitrahmen wird es sehr herausfordernd für mich, [the expected result] fertigzustellen. Ich möchte Ihnen ein qualitativ hochwertiges Ergebnis zur Verfügung stellen, das unser Unternehmen gut repräsentiert. Dafür würde es mir sehr helfen, wenn ich etwas mehr Zeit für die Aufgabe bekommen könnte. Wäre es möglich, die Frist für [your task] zu verlängern? Das würde mich sehr freuen.
Ich wünsche Ihnen noch einen schönen Tag!
Mit freundlichen Grüßen
[your name]