Arranging an appointment
Arranging a meeting often involves a few back-and-forths to find a timeslot that suits everyone. Here we will see how a time can finally be agreed upon.
Arranging a meeting with external partners
The story here is that we would like to invite our business partner to a meeting to discuss our new project.
Sehr geehrte Frau Strauss, sehr geehrter Herr Wagner,
wir laden Sie gerne zu einem gemeinsamen Meeting ein, um unser neues Projekt zu besprechen. Wir können Ihnen 15 Uhr am Montag in der kommenden Woche oder 11 Uhr am Dienstag in der Woche darauf anbieten. Das Meeting dauert voraussichtlich zwei Stunden. Bitte geben Sie uns Rückmeldung bis zum Donnerstag, welcher Termin für Sie passend ist.
Wir freuen uns auf gute Zusammenarbeit!
Mit freundlichen Grüßen
Franziska Lenz
Reply from business partner:
Sehr geehrte Frau Lenz,
vielen Dank für Ihre Einladung. Leider befindet sich Herr Wagner momentan auf Dienstreise und wird nächste Woche noch unterwegs sein. Nach seiner Rückkehr benötigen wir etwas Zeit, um das Meeting vorzubereiten. Wäre es möglich, den Termin zu verschieben? Für uns wäre es sinnvoller, in drei Wochen zusammenzukommen, dann gerne für mehr als zwei Stunden.
Wir freuen uns auf Ihre Antwort.
Mit freundlichen Grüßen
Sarah Strauss
My response to the reply:
Sehr geehrte Frau Strauss,
vielen Dank für Ihre schnelle Antwort und den Hinweis auf die Dienstreise von Herrn Wagner. Leider bin ich in drei Wochen selbst verreist. Wäre es doch möglich, eine erste Besprechung des Projekts in der übernächsten Woche zu organisieren? Gemeinsam finden wir bestimmt einen Zeitpunkt. Ist Freitag in zwei Wochen zu knapp?
Mit freundlichen Grüßen
Franziska Lenz
Reply from business partner:
Sehr geehrter Frau Lenz,
vielen Dank für Ihre Mail – ich habe kurz mit Herrn Wagner über Ihren Terminvorschlag gesprochen. Wenn wir uns am Freitag übernächste Woche ab 14 Uhr treffen, hat er genug Zeit, um die Unterlagen vorzubereiten. Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung und das kommende Meeting.
Mit freundlichen Grüßen
Sarah Strauss
Arrange meetings with colleagues in your own company (formal)
The story here is, I have just received some previously mentioned documents related to an ongoing project involving two managers in different departments, and I want to meet with them to discuss the details about the documents and the project further.
Liebe Frau Buchbinder, lieber Herr Mittelmeier,
danke für die Unterlagen. Wann haben Sie Zeit um diese gemeinsam zu besprechen? Wie wäre es mit Mittwoch um 15 Uhr?
Mit freundlichen Grüßen
Franziska Lenz
Reply from Manager 1:
Lieber Frau Lenz,
danke für Ihre Mail. Leider ist Mittwoch für mich nicht möglich. Wäre es für Sie und Herrn Lorber möglich, dass wir uns bereits am Dienstag treffen?
Mit freundlichen Grüßen
Bettina Buchbinder
Reply from Manager 2:
Liebe Frau Lenz,
vielen Dank für die Vorbereitung. Liebe Frau Buchbinder -haben Sie eventuell übersehen, dass am Dienstag die Einarbeitung in unsere neue Software stattfindet? Von meiner Seite aus wäre es möglich, die Unterlagen am Donnerstag um 9 Uhr anzuschauen.
Mit freundlichen Grüßen
Markus Mittelmeier
Reply from Manager 1:
Liebe Frau Lenz, lieber Herr Mittelmeier,
danke für Ihre schnelle Antwort. Herr Lorber, Sie haben Recht. Den Termin für die neue Software hatte ich noch nicht im Kalender eingetragen. Dann ist in der Tat Donnerstag sinnvoller. 9 Uhr ist für mich ein guter Zeitpunkt.
Mit freundlichen Grüßen
Bettina Buchbinder
My reply:
Liebe Frau Buchbinder, lieber Herr Mittelmeier,
vielen Dank für Ihre Rückmeldungen. Wunderbar, dann treffen wir uns gerne am Donnerstag um 9 Uhr bei mir im Büro. Ich wünsche Ihnen bis dahin eine schöne Woche!
Mit freundlichen Grüßen
Franziska Lenz
Arranging a meeting among close colleagues
The story here is that there will be an internal annual meeting coming up and I, being the host, will need to test the functions of the conferencing software, with the help of my close colleagues. I am arranging a time with them for the test.
Initial suggestion to two close colleagues
Liebe Barbara, lieber David,
könnten wir drei morgen einen Test für die Zoomkonferenz zum Annual-Meeting machen?
Da ich im Annual-Meeting den Host spiele, sollte ich das vorher alles mal getestet haben — vor allem auch die Breakoutsessions. Ich wollte mich gerade einloggen, aber ich bin wohl noch kein Moderator. Könntet ihr mich noch ergänzen?
Hättet ihr morgen um 14:30 Uhr Zeit dafür? Sollte das nicht gehen, schlagt einfach eine andere Zeit vor.
Viele Grüße
Franziska
Reply from colleagues
Liebe Franziska, lieber David,
ich muss leider wegen eines Arzt-Termins morgen um 15 Uhr los.
Können wir den Test am Vormittag machen? Oder reicht 14:30-15:00?
Danke und LG
Barbara
My response to the reply
Liebe Barbara,
danke für die schnelle Rückmeldung. Wie wäre es mit morgen um 10:00?
Viele Grüße
Franziska
Reply from colleagues
Liebe Franziska,
morgen um 10:00 würde bei mir gehen, ja!
LG
Barbara
Liebe Franziska, liebe Barbara,
ich habe mir den Termin (morgen um 10:00) aufgeschrieben.
Allerdings ist bei uns derzeit alles recht dynamisch mit dem Lock-down und es kann passieren, dass ich kurzfristig auf die Kinder aufpassen muss.
Wir gehen aber derweil davon aus, dass es klappt.
VG
David
Additional Note:
Punctuality is extremely important in Germany, especially in business. And being punctual means within five minutes before the meeting starts. If you are travelling to the office of the other party, ringing the bell/knocking at the door too early (more than 5 minutes beforehand) is also not the best idea, as they could still be in another meeting or phone call. The best way is to arrive at/near the location early enough to have a time buffer, but only ring the bell when it is time.